Cliquez sur l'icône Nouvel événement dans la barre d'outils du calendrier dans le volet de droite.
Un nouvel onglet contenant les différents attributs et options accessibles pour l'événement à créer s'affiche.
Entrez le titre de l'événement dans la zone de texte Titre.
Dans la liste déroulante Calendrier, sélectionnez le calendrier dans lequel créer l'événement. Si vous partagez ou êtes abonné à des calendriers, ces derniers sont répertoriés dans la liste déroulante.
Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez programmer cet événement en cliquant dans la zone de texte fournie dans la section Démarrage.
Pour sélectionner une date, procédez comme suit :
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Un mini calendrier s'ouvre lorsque vous placez le pointeur de la souris dans la zone de texte. Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez programmer l'événement. Lorsque vous sélectionnez la date dans le mini calendrier, celle-ci est automatiquement entrée au format défini pour l'affichage des dates. Vous pouvez passer au mois précédent ou suivant en cliquant sur les flèches. Vous pouvez également sélectionner l'année en bas du mini calendrier.
Vous pouvez également entrer la date dans la zone de texte.
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Entrez l'heure à laquelle vous souhaitez programmer l'événement indiqué dans la fenêtre adjacente. Ou cliquez sur les flèches vers le haut et vers le bas. Cette option est disponible uniquement lorsque l'événement ne correspond pas à un jour complet.
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Si l'événement programmé se déroule sur une journée entière, cochez la case Toute la journée correspondante.
Entrez le Lieu où vous souhaitez planifier cet événement.
Dans la zone de texte Description, entrez la description de l'événement.
Sélectionnez la visibilité de l'événement que vous avez programmé.
Chaque événement possède les attributs suivants liés à sa visibilité :
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Public : événements visibles à tous ceux qui sont abonnés au calendrier. Par défaut, tous les événements sont publics.
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Privé : événements visibles aux seuls participants à l'événement.
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Afficher uniquement la date et l'heure : événements qui affichent uniquement la date et l'heure de l'événement aux autres utilisateurs.
Spécifiez votre disponibilité à l'heure à laquelle l'événement est programmé dans le menu de la liste déroulante Afficher comme.
Les options suivantes sont disponibles :
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Occupé
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Libre
Certains déploiements sont configurés de manière à ce que les événements de calendrier pour lesquels votre disponibilité est définie sur Occupé modifient automatiquement votre statut de messagerie instantanée sur Ne pas déranger. Demandez à votre administrateur si cette fonctionnalité est activée.
La liste Type d'événement vous permet de spécifier le type de l'événement que vous êtes en train de créer. Par exemple, pour que l'événement soit classé comme un rendez-vous, sélectionnez l'option Rendez-vous.
Vous pouvez ajouter des invités à votre événement à partir de la section Invitations.
Vous pouvez inviter des personnes comme suit :
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Entrez l'adresse e-mail de l'invité dans la zone de texte et cliquez sur Ajouter à la liste d'invitation. Si vous ajoutez une adresse e-mail d'un utilisateur sans un calendrier, un message d'erreur s'affiche.
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Ajoutez vos invités à partir de votre carnet d'adresses.
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Cliquez sur le lien Ajouter à partir du carnet d'adresses dans la section Invités et réservations.
La fenêtre Ajouter à partir du carnet d'adresses s'affiche.
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Dans la liste déroulante, sélectionnez le carnet d'adresses à partir duquel vous souhaitez inviter vos contacts.
La liste des contacts et leurs adresses e-mail sont affichées.
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Sélectionnez les contacts du carnet d'adresses.
Vous pouvez également rechercher vos contacts à partir de la zone de texte de recherche située en haut de cette fenêtre.
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Cliquez sur Ajouter pour ajouter les contacts à la liste d'invitation.
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Après avoir sélectionné tous vos invités dans votre carnet d'adresses, cliquez sur Accepter.
Les contacts listés dans le champ Invités sont ajoutés à la liste des invitations.
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Vous pouvez vérifier la disponibilité des invités que vous avez ajoutés en cliquant sur le lien Vérifier la disponibilité de la section Invitations. Pour plus d'informations sur la vérification de la disponibilité de vos participants, reportez-vous à la rubrique
Comment vérifier la disponibilité des participants à mes événements ?
Remarque - Si la fonction de saisie semi-automatique des adresses est activée pour l'annuaire professionnel, vous pouvez sélectionner le nom de votre contact ou le groupe en saisissant les premiers caractères. Reportez-vous à la rubrique
Comment ajouter des contacts à partir du carnet d'adresses ?
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Incluez toute pièce jointe pour cet événement. Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur le bouton Joindre.
Vous pouvez sélectionner le fichier à joindre en parcourant le système de fichiers local. Pour joindre davantage de fichiers, cliquez sur Ajouter des pièces jointes.
Une icône de retrait est placée à côté de vos pièces jointes. Pour retirer les pièces jointes, cliquez sur Retirer.
(Facultatif) Pour créer des événements récurrents, cliquez sur Récurrent.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des événements récurrents, reportez-vous à la rubrique Comment créer un événement récurrent ?.
(Facultatif) Ajoutez des rappels à vos événements en cliquant sur Rappels.
Pour plus d'informations sur la définition des notifications, reportez-vous à la rubrique Notifications.
Sélectionnez un fuseau horaire dans lequel programmer cet événement en cliquant sur Fuseau horaire.
La fenêtre Fuseau horaire s'affiche avec une liste déroulante de tous les fuseaux horaires. Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante et cliquez sur Définir.
Pour plus d'informations sur la programmation d'un événement dans un fuseau horaire autre que celui de votre calendrier, reportez-vous à la rubrique Comment programmer un événement dans un fuseau horaire autre que celui de mon calendrier ?
Cliquez sur Enregistrer pour créer l'événement.
L'événement est ajouté à votre calendrier et une notification est envoyée aux participants ou aux groupes qui ont été invités. L'événement est ensuite affiché en mode consultation.